第四十二条 (議事録)

【第四十二条】
集会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録により、議事録を作成しなければならない。

2 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載し、又は記録しなければならない。

3 前項の場合において、議事録が書面で作成されているときは、議長及び集会に出席した区分所有者の二人がこれに署名押印しなければならない。

4 第二項の場合において、議事録が電磁的記録で作成されているときは、当該電磁的記録に記録された情報については、議長及び集会に出席した区分所有者の二人が行う法務省令で定める署名押印に代わる措置を執らなければならない。

5 第三十三条の規定は、議事録について準用する。

解 説
マンションが多くの人が同じ建物に暮らすことが想定されていて、何か大事なことを決めるときには、皆で集まって決めます。この決める集まりを集会ということはこれまで何度かご説明してきました。
このように、集会で決めたことは大事なことなので、記録に残しておくと、後から、確かにいつ、誰が出席して、こういうことを決めたよね、と振り返りやすくなります。この記録を議事録と言いますが、議事録を作ることが区分所有法で求められています。
議事録に最低限、書いておくべきことも同じく法律で決まっています。具体的には、誰がどんな発言をしたのか、決議したのはどんなことなのか、です。発言については全ての発言を細かく記録する必要はなく、まとめ(要領)でかまいません。

作成された議事録は、議長と出席者が二人、署名押印します。署名は手書きで自分の名前を書くこと、押印はハンコをつくことです。
これは、紙で、議事録を作成する場合の話です。区分所有法では電子ファイルで議事録を作成することも認められています。その場合には、法務省令で定める方法で、電子認証を行う必要があります(手続きが面倒でめったに見られないとも言われます)。

議事録は、規約と同じような取扱いが求められています。具体的には、保管場所を建物内の見やすい場所に掲示する必要があるほか、管理員等が保管していなくてはならず、また適切な利害関係人から請求があれば、見せてあげる必要があります。


議長
集会の議事について、議長は、議事の経過の要領及びその結果を記載し、または記録した議事録を、書面または電磁的記録によって作成しなければならず、議長及び集会に出席した区分所有者二人がこれに署名押印(電磁的記録の場合には、法務省令で定める署名押印に代わる措置)しなければなりません(四十二条一項、二項、三項)。

議事録の保管・閲覧については、規約の閲覧・保管に関する三十三条が準用されています。

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