第四十五条 (書面又は電磁的方法による決議)

【第四十五条】
この法律又は規約により集会において決議をすべき場合において、区分所有者全員の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議をすることができる。ただし、電磁的方法による決議に係る区分所有者の承諾については、法務省令で定めるところによらなければならない。

2 この法律又は規約により集会において決議すべきものとされた事項については、区分所有者全員の書面又は電磁的方法による合意があつたときは、書面又は電磁的方法による決議があつたものとみなす。

3 この法律又は規約により集会において決議すべきものとされた事項についての書面又は電磁的方法による決議は、集会の決議と同一の効力を有する。

4 第三十三条の規定は、書面又は電磁的方法による決議に係る書面並びに第一項及び第二項の電磁的方法が行われる場合に当該電磁的方法により作成される電磁的記録について準用する。

5 集会に関する規定は、書面又は電磁的方法による決議について準用する。

【解説】
マンションにおける集会は、場所を押えて実際に集まることが原則です。これは実際に集まることで、お互いに顔を合わせて議論して、より良い、より皆が納得できる結論を得ようということです。
しかし、実際にはマンションの所有者が全てそのマンションに住んでいるとは限りませんし(遠方に住んでいる人が貸しているなど)、マンション管理に関心があって集会に参加する所有者ばかり、ということもあまりありません。
そのため、書面等によって実際には集会を開催することなく決議することができるのであれば便利です。その制度が区分所有法45条に定められています。

まず、実際に集会を行わずに済ませるためには、代わりに、(1)書面、(2)電磁的方法、のいずれかで決議することになります(以下書面等集会と言います)。書面は、各区分所有者から、紙に、決議事項について同意/不同意の旨を書いて提出してもらうだけですのであまり問題がありません。一方、電磁的方法ですが、メール等、ITを用いた方法で、法務省令で詳細が決められています。
次に、書面又は電磁的方法によって決議するためは条件があり、(1)書面又は電磁的方法で決議すること(つまり集会を実際には開かないこと)について、全区分所有者が同意しているか、(2)決議する内容について、全区分所有者が賛成であるか、のどちらかが必要です。

なお、書面又は電磁的記録による決議は集まる集会を行ったのと同じ効果がありますし、議決権の数や決議できる事項等、集まる集会のルールは書面又は電磁的記録による決議にも可能な範囲で適用されます。

書面又は電磁的方法による決議
集会決議が成立するためには、原則として集会が開催されることが必要です。

本条はその例外を定めたものです。

区分所有者全員があらかじめ決議方法について承諾した場合には、集会を開催しなくても、書面または電磁的方法によって決議することができるのです(一項)。

また、決議内容について区分所有者全員が書面または電磁的方法によって合意をしているときは、書面または電磁的方法による決議があったものとみなされます。

この方法は新築マンションの分譲の際に、分譲業者が買主全員に規約案を提示して書面による合意を得て、規約を設定する場合に利用されています。

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